اسباب کشی و جابجایی دفتر کار اداری، تفاوت بسیاری با جا به جایی منزل دارد. این فرآیند شامل برنامه‌ریزی تعیین شده از قبل و تعیین بودجه است. بسیاری از مشاغل و کسب و کارهای مختلف، از جابجایی‌های اداری برای رشد و خلاقیت خود استفاده کنند. این ایده‌های سازمانی روند کار را برای شما بسیار روان‌تر می‌کنند. اگر دوست دارید با نکات مهمی در رابطه با جابه‌جایی مبلمان اداری آشنا شوید، لازم است ادامه مطلب را دنبال کنید تا درک بهتری نسبت به این موضوع داشته باشید.
جابجایی دفتر، کار بزرگی است که نیاز به آمادگی همه کارمندان دارد. اگر در حال نقل مکان به یک دفتر جدید هستید، نکات زیر انتقال شما را آسان‌تر می‌کند.
برای جابجایی دفتر کار از قبل برنامه‌ریزی کنید!
اگر می‌خواهید هر کار را به موقع و در حد بودجه خود انجام دهید، باید سریع برنامه‌ریزی کنید و مسئولیت‌ها را به کارمندان خود محول کنید. اگر تا آخرین لحظه منتظر بمانید، ممکن است وحشت زده و سرگردان شوید. می‌توانید از یک طرح اولیه برای تنظیم چیدمان محل کار جدید خود استفاده کنید.
زمان جابجایی دفتر کار خود را بنویسید!
یادداشت دقیق زمانی که می‌خواهید نقل مکان کنید، کمک فراوانی به شما می‌کند. اگر روز خاصی را مدنظر دارید، حتماً بنویسید و برای آن برنامه‌ریزی کنید؛ اما نکته مهم اسباب کشی دفتر کار این است که به هیچ عنوان در روزهایی که به شدت سرتان شلوغ است، به این کار نپردازید، چرا که شرکت شما هنوز باید در طول فرآیند جا به جایی به فعالیت خود ادامه دهد. همچنین توصیه می‌شود با همکاری یکدیگر کارها را سریع و هماهنگ شده انجام دهید تا وقت کمتری از شما بگیرد.
یک مدیر برای هماهنگ کردن کارهای مرتبط با جابه‌جایی تعیین کنید!
برای اطمینان از نتایج مثبت در هر نوع جابجایی دفتر کار نیاز به کار گروهی دارد. با این حال، باید یک مدیر دقیق و منظم داشته باشید که مسئول نظارت بر روند دقیق کار باشد. مسئولیت مدیر جا به جایی، هماهنگی و نظارت بر کلیه وظایف مربوط به این موضوع است. رهبر تیم یا فرد هماهنگ کنندهباید بتواند چند کار را همزمان انجام دهد و مهارت‌های سازمانی عالی از جمله تجربه ارتباط خوب با سایر کارمندان و تنظیم بودجه شرکت را داشته باشد. همچنین راهنمایی با مشاوران مجرب مجموعه ما کمک فراوانی به شما در این زمینه می‌کند.
بودجه خود را تعیین کنید!
برای اطمینان از اینکه از نظر مالی بیش از حد به خود فشار نمی‌آورید، بودجه حرکت خود را زودتر از موعد تعیین کنید. یکی از مهم‌ترین هزینه‌هایی که یک شرکت می‌تواند داشته باشد، اسباب کشی دفتر کار است. اجاره دفتر، هزینه‌های جابجایی دفتر کار و مبلمان اداری، بیمه، اثاثیه و امنیت وسایل تنها تعدادی از هزینه‌هایی است که باید در نظر بگیرید. توصیه می‌شود تمام هزینه‌های پیش‌بینی شده و پیش‌بینی نشده را در بودجه خود حساب کنید. شما می‌توانید یک طرح مناسب برای مقایسه هزینه‌های خود در مراحل مختلف جا به جایی ایجاد کنید. یک ایده خوب این است که برای هر جنبه از شرکت که نیاز به ارزیابی هزینه دارد، یک خط پایه تعیین کنید.
با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید!
یکی از مهم‌ترین نکات برای اسباب کشی و جابجایی دفتر کار، برقراری ارتباط با کارکنان است. ضروری است که برنامه‌ها و جدول زمانی جا به جایی را از قبل به همه کارکنان ابلاغ کنید. کارمندان باید از تغییرات و فرآیندهای عمده در محل شرکت جدید، مانند آدرس جدید، شماره تلفن یا فکس به روز شده و قوانین ساختمان جدید اطلاع داشته باشند. بخشی از دستورالعمل‌های جابجایی دفتر شما برای کارمندان باید ایجاد یک چک لیست باشد تا اطمینان حاصل شود که آنها هیچ جزئیات مهمی را نادیده نمی‌گیرند و هر فرآیند را به درستی تکمیل می‌کنند. کارمندان ممکن است نسبت به تغییر بدبین باشند، اما آگاه نگه داشتن آنها در مورد روند کار ممکن است به ارتقای روحیه آنها کمک کند.
حال که با نکات مهم در فرآیند جا به جایی و اسباب کشی دفتر کار آشنا شده‌اید، لازم است به این 3 عامل مهم هم توجه کنید تا استرس شما در حین انجام کار کمتر شود.
جابجایی دفتر فرصتی فوق العاده است تا به اهداف بلند مدت تجاری خود فکر کنید و نحوه درک مشتریان خود را به تصویر بکشید. هویت سازمانی قوی‌تری ایجاد کنید و محیطی را فراهم کنید که کارمندان از کار کردن لذت ببرند. بسته به وضعیت فضای کاری جدید، ممکن است نیاز به بازسازی اساسی یا کمی اصلاح داشته باشید. در هر صورت، باید یک شرکت تجهیز اداری پیدا کنید که راه‌حل‌های طراحی داخلی را به شما ارائه دهد. قبل از شروع به طراحی، ایجاد یک طرح کلی از جابجایی دفتر کار بسیار مهم است، در مرحله طراحی باید به موارد زیر توجه کنید:
1- برنامه‌ریزی فضای کار
برنامه‌ریزی فضای کار جدید بسیار مهم است. تیم طراحی ابتدا باید هر گونه مقررات (الزامات قانونی)، نورپردازی، الزامات تیمی و جابجایی دفتر کار را برای استفاده بهینه از فضای موجود در نظر بگیرد.
2- طراحی دفتر کار
یکی از مهم‌ترین سؤالاتی که باید هنگام بحث در مورد جابجایی دفتر کار و اسباب کشی از خود بپرسید این است که کارایی این دفتر برای چیست؟ آیا می‌خواهید مشتریان خود را تحت تأثیر قرار دهید یا دوست دارید محیطی مشارکتی و سازنده‌تر برای کارکنان ایجاد کنید. با پاسخ به این سؤالات، تیم طراحی شما می‌تواند شروع به ایجاد یک محیط اداری کند که اهداف تجاری و ارزش‌های برند شما را منعکس می‌کند.
3- تناسب فضای اداری
تناسب فضای اداری شامل هماهنگی کل دکوراسیون از قبیل، کفپوش‌ها، دیوارها، سقف‌ها، پارتیشن بندی، وسایل، اتصالات و نصب خدمات الکتریکی و مکانیکی با هم است. مشورت با افراد خبره در این حوزه می‌تواند نقش مؤثری در جابه‌جایی راحت‌تر شما داشته باشد.
جمع بندی
در این مقاله از مجله موفیس نکات و عوامل مؤثری که در جابه‌جایی و اسباب کشی دفتر کار نقش داشتند را بررسی کردیم. با رعایت این نکات می‌توانید با خیالی آسوده، به مکان جدید نقل مکان کنید؛ اما سعی کنید دو عامل مهم یعنی برنامه‌ریزی و تعیین بودجه را در اولویت کارهای خود قرار دهید.